Eenvoudig factureren vanuit TFC-Web
Met de Facturatiemodule van TFC-Web maakt en verstuurt u eenvoudig professionele facturen. Orders kunnen rechtstreeks in de software worden ingevoerd of worden overgenomen vanuit pakbonnen die op een kassaweegschaal of weegplateau zijn aangeslagen.
TFC-Web verwerkt de klantgegevens, artikelen, aantallen, gewichten en afgesproken prijzen. Hierdoor hoeft u gegevens niet opnieuw in te voeren en vermindert u de kans op administratieve fouten.
De Facturatiemodule in TFC-Web is eenvoudiger en overzichtelijker dan de facturatie in de oude versie van TFC. Daardoor kunt u nog grotere aantallen orders snel verwerken en heeft u meer controle over welke orders wel of op een later moment gefactureerd worden.
Orders invoeren of pakbonnen omzetten
Een order kan handmatig in TFC-Web worden ingevoerd. Gebruikt u een gekoppelde kassaweegschaal, dan kunnen pakbonnen automatisch worden opgehaald en worden klaargezet voor facturatie.
TFC beheert de klantgegevens en klantnummers op de kassaweegschaal. Zodra een pakbon in TFC-Web binnenkomt, worden de ingestelde prijsafspraken automatisch toegepast.
Zo vormt de pakbon de basis voor de factuur en hoeft u artikelen, gewichten en klantgegevens niet opnieuw over te nemen.
Zelf klantgroepen maken
U kunt klanten indelen in klantgroepen die aansluiten op uw eigen werkwijze. Maak bijvoorbeeld een klantgroep ‘Wekelijks’ voor klanten die iedere week een factuur ontvangen en een klantgroep ‘Maandelijks’ voor maandelijkse facturatie.
Vervolgens kunt u alle openstaande leveringen binnen een klantgroep tegelijk verwerken. Dat maakt periodiek factureren sneller en overzichtelijker.
Eén factuur voor meerdere filialen of afdelingen
Levert u aan een organisatie met verschillende filialen of afdelingen? Dan kunt u deze als subfilialen koppelen aan één hoofdfiliaal.
TFC-Web maakt vervolgens één verzamelfactuur voor het hoofdfiliaal. Op deze factuur blijven de leveringen van de verschillende filialen of afdelingen herkenbaar uitgesplitst. De afnemer ontvangt één overzichtelijke factuur en kan toch precies zien wat per locatie is geleverd.
Facturen versturen als PDF en UBL
Facturen worden vanuit TFC-Web rechtstreeks per e mail naar de afnemer gestuurd. De e mail bevat zowel een leesbaar PDF bestand als een UBL bestand.
Het UBL bestand kan automatisch worden verwerkt in gangbare boekhoudprogramma’s. Hierdoor hoeft de afnemer de factuurgegevens niet handmatig over te nemen.
Heeft een klant nogmaals een factuur nodig? Dan kunt u eenvoudig een kopie van de factuur per e mail verzenden.
Facturen in uw eigen huisstijl
De lay-out van de factuur kan worden gepersonaliseerd met uw eigen bedrijfsgegevens en logo. Zo ontvangen klanten een professionele factuur die aansluit bij de uitstraling van uw onderneming.
TFC kan daarnaast worden gekoppeld met een financiële administratie. Ook is het mogelijk een incassobestand te maken voor klanten bij wie facturen automatisch worden geïncasseerd.
Vaste prijzen en procentuele prijsafspraken
Prijsafspraken kunnen worden vastgelegd per klant, product of productgroep. U kunt werken met een vast afgesproken bedrag of met een procentuele korting.
Wanneer een pakbon vanuit de kassaweegschaal in TFC-Web wordt ingelezen, berekent het systeem automatisch de juiste klantprijs. Hierdoor hoeft u kortingen en vaste prijsafspraken niet bij iedere factuur opnieuw te controleren of in te voeren.
Afleverbonnen, productie en gereedmelden
Vanuit de Facturatiemodule kunt u afleverbonnen afdrukken om orders te verzamelen en gereed te maken.
In combinatie met de Bestelmodule kunnen orders worden weergegeven op een touchscherm. Medewerkers kunnen een volledige order of afzonderlijke producten gereedmelden. Deze werkwijze is mogelijk wanneer de Facturatiemodule en Bestelmodule met één centraal klantenbestand werken.
Een touchscherm, weegplateau en printer zijn optioneel en kunnen worden toegevoegd wanneer dit bij uw productieproces past.
Eén of twee klantenbestanden
U bepaalt zelf hoe het klantenbeheer wordt ingericht. U kunt kiezen voor één centraal klantenbestand voor de Facturatiemodule en Bestelmodule. Het is ook mogelijk om voor beide toepassingen een afzonderlijk klantenbestand te gebruiken.
Deze keuze maakt het mogelijk om TFC-Web te laten aansluiten op de manier waarop uw klanten nu al worden beheerd.
Volledig inzicht in uw omzet
TFC-Web toont omzetoverzichten per klant. Zo ziet u eenvoudig hoeveel een klant in een gekozen periode heeft afgenomen.
Facturatieomzet is meestal geen winkelomzet. Met de Weegschaalkoppeling van TFC kan de facturatieomzet toch bij de winkelomzet worden opgeteld. Hierdoor ontstaat één totaaloverzicht van alle verkochte kilo’s en stuks, zowel via de toonbank als op factuur.
Voor welke ondernemingen is de Facturatiemodule geschikt?
De module is geschikt voor ondernemingen die regelmatig leveren aan zakelijke of vaste klanten, waaronder:
- Slagerijen
- Visspeciaalzaken
- Groente en fruitwinkels
- Delicatessenwinkels
- Cateringbedrijven
- Lunchrooms
- Productiebedrijven
- Groothandels
Artikelen die op basis van gewicht worden verkocht, kunnen eenvoudig worden ingevoerd en gefactureerd.
De belangrijkste voordelen
- Eenvoudige invoer of automatische verwerking van pakbonnen
- Zelf klantgroepen en factuurmomenten bepalen
- Verzamelfacturen voor meerdere filialen of afdelingen
- PDF en UBL samen per e mail versturen
- Automatische verwerking van prijsafspraken
- Gepersonaliseerde facturen met eigen logo
- Integratie met kassaweegschalen, weegplateaus en touchschermen
- Inzicht in omzet per klant en totale verkochte kilo’s en stuks
Veelgestelde vragen over facturatie
Kan TFC-Web pakbonnen automatisch omzetten naar facturen?
Ja. Pakbonnen uit een gekoppelde kassaweegschaal kunnen in TFC-Web worden opgehaald en verwerkt. Klantgegevens, artikelen, gewichten en prijsafspraken worden daarbij automatisch toegepast.
Kan ik meerdere leveringen op één factuur zetten?
Ja. Meerdere leveringen kunnen worden samengevoegd op een verzamelfactuur. Ook leveringen aan verschillende filialen of afdelingen kunnen op één factuur voor het hoofdfiliaal worden geplaatst.
Kan ik facturen als PDF en UBL versturen?
Ja. TFC-Web verstuurt het PDF bestand en het UBL bestand samen in één e mail. Het PDF bestand is direct leesbaar en het UBL bestand kan automatisch door boekhoudsoftware worden verwerkt.
Kan ik één klantenbestand voor facturatie en bestellingen gebruiken?
Ja. U kunt één centraal klantenbestand gebruiken voor de Facturatiemodule en Bestelmodule. U kunt er ook voor kiezen beide klantenbestanden gescheiden te houden.
Wilt u zien hoe u pakbonnen, prijsafspraken en periodieke facturen eenvoudiger verwerkt? Tijdens een demonstratie laten we zien hoe de Facturatiemodule aansluit op uw klanten, kassaweegschaal en administratie.
